CRM для медицинского центра
CRM для клиники: ни одна заявка не теряется
Сайт, WhatsApp и звонки — в одном окне администратора. Напоминание пациенту уходит само, а вы видите, откуда приходят пациенты и кто возвращается.
на базовую воронку: заявки, запись, напоминания
на полное внедрение с переносом базы и доработками
пациентов в CRM, которую мы сделали для клиники ГлазоЛик
CRM уже есть, а пишут в тетрадь? Расскажите, как устроена запись, — скажем, что мешает.
Зачем клинике CRM
Пока заявки живут в WhatsApp и тетради, клиника не знает, сколько пациентов теряет
CRM нужна не ради отчётов. Она закрывает четыре дыры, через которые уходят пациенты и деньги.
Один пациент — от звонка до повторного визита
-
Заявки теряются
Сообщение пришло вечером, звонок — в обед. Утром до них не дошли руки.
С CRM
Обращение становится карточкой с ответственным и сроком. Не ответили — система напомнит, руководитель увидит просрочку.
-
Непонятно, какая реклама окупается
Реклама приносит заявки, касса — деньги, а связи между ними нет.
С CRM
У заявки есть источник, у пациента — отметка, дошёл ли он и что оплатил. Бюджет делят по пациентам, а не по кликам.
-
Пациенты не возвращаются
О контрольном осмотре и втором этапе лечения вспоминают, только если пациент позвонит сам.
С CRM
CRM ставит задачу напомнить в нужный день или отправляет сообщение сама. Повторный визит дешевле нового пациента.
-
База уходит вместе с сотрудником
Контакты пациентов — в личном телефоне администратора.
С CRM
База принадлежит клинике. Новый сотрудник открывает карточку и видит всю историю пациента.
МИС или CRM
МИС ведёт медицинскую часть, CRM — пациента до и после приёма. Обычно клинике нужны обе
Руководители спрашивают, не заменит ли CRM медицинскую информационную систему. Не заменит: у них разные задачи.
-
МИС, в том числе на 1С
С ней работает врач
Электронная медкарта, приёмы и назначения, медицинские документы, учёт по требованиям государства.
-
CRM
С ней работают администратор и колл-центр
Заявки и запись, звонки и переписка, напоминания, источник пациента, повторные визиты, отчёты для руководителя.
-
Вместе
Как связываем
CRM видит, дошёл ли пациент и что оплатил, — из кассы или выгрузки МИС. Прямую связь с вашей МИС обсуждаем отдельно: смотрим, какие данные она отдаёт.
Две системы — один пациент
Так связаны касса старой системы ГлазоЛика и заявки из Битрикс24: видно, какая реклама привела пациента, который пришёл и оплатил.
Как внедряем
Сначала — запись и заявки за 2–3 недели. Остальное достраиваем, когда сотрудники привыкнут
CRM, которую внедряли полгода и запустили целиком, редко приживается. Включаем её по частям.
- 1Разбираем, как устроена записьКто принимает заявки, где расписание, что теряется. Разговор с руководителем и администратором.
- 2Запускаем заявки и записьВоронка, календарь врачей, напоминания, сайт и WhatsApp в одном окне. 2–3 недели.
- 3Переносим базу и связываем кассуЗагружаем историю пациентов и сводим заявки с оплатами: видно, кто дошёл до приёма.
- 4Обучаем и дорабатываемУчим на живых заявках и убираем то, что мешает. Полное внедрение — 2–4 месяца.
Как выбрать CRM для клиники
Восемь вопросов до покупки любой CRM
Популярная система без настройки под клинику чаще всего остаётся пустой: администраторы продолжают писать в тетрадь. Проверьте, закрывает ли она то, что нужно вам.
Что обычно предлагаем
Битрикс24 с доработками под клинику: он закрывает большую часть списка и дешевле своей разработки. Особые процессы, как операционный день глазной клиники, дописываем.
Битрикс24 для клиникиЗапись в календарь врача и кабинета
С длительностью услуг, листом ожидания и повторной записью.
WhatsApp и телефония в одном окне
Администратор отвечает из CRM, а не со своего телефона.
Карточка пациента
Поиск по телефону или ИИН, история обращений, визитов и документов.
Источник заявки
Сайт, реклама, звонок, направление — отмечается сам.
Напоминания
О приёме — пациенту, о звонке — администратору.
Разные права
Регистратура видит одно, врач — другое, руководитель — всё.
Отчёты без Excel
Заявки, записи и приходы по источникам и врачам.
Данные у клиники
Базу можно выгрузить целиком, она не привязана к подрядчику.
Кейс · ГлазоЛик, Караганда
Заявки и касса ГлазоЛика жили в разных системах. Связали их — видно, кто из записавшихся дошёл и оплатил
Реклама приносила заявки в Битрикс24, а приёмы и оплаты шли через старую CRM клиники.
- Сделали CRM под глазную клинику: карточка пациента, история посещений, операционные журналы, касса
- Заявки с метками рекламы каждую ночь сопоставляются с кассой по телефону
- Звонки сами создают заявку с источником, формы lasic.kz и katarakta.kz падают в одну воронку
- При записи пациенту уходит сообщение в WhatsApp, статус «записан — подтвердил — не пришёл» виден цветом
Учёт ГлазоЛика в CRM
сверка каждую ночь190 000
приёмов и 83 тыс. пациентов в CRM — обращения с рекламы сводятся с оплатами
Одна база вместо двух: видно, какая реклама привела пациента, который пришёл и оплатил.
Сколько стоит CRM для клиники?
Две части: лицензия системы — например, тариф Битрикс24, его платите напрямую — и наша работа по внедрению. Работа зависит от числа каналов, переноса базы и доработок. Пришлём расчёт после короткой заявки.
Сколько длится внедрение?
Заявки, запись и напоминания — 2–3 недели. Полное внедрение с переносом базы, связью с кассой и доработками — 2–4 месяца. Работать в CRM клиника начинает после первого этапа.
Заменит ли CRM нашу МИС?
Нет. МИС ведёт медицинскую часть: карты, приёмы, документы. CRM работает с пациентом до и после приёма. Связываем их выгрузкой, чтобы в CRM было видно, дошёл ли пациент.
Администраторы не будут в ней работать
Будут, если CRM быстрее тетради. Поэтому начинаем с удобного им: WhatsApp и звонки в одном окне, запись в пару кликов. Отчёты и доработки — потом. Обучаем на живых заявках, а не по инструкции.
Можно перенести нашу старую базу?
Да. У ГлазоЛика перенесли всю историю приёмов в общую базу пациентов. Смотрим, в каком виде база сейчас, чистим дубли и переносим.
Кому принадлежит база пациентов?
Клинике. База живёт в системе клиники, а не у подрядчика, и её можно выгрузить целиком в любой момент.